Doküman Yönetimi Kurumumuzda yürütülen faaliyetlerin standartlaştırılması, ulusal ve uluslararası kalite standartlarına uyumlu hale getirilmesini sağlamak üzere çeşitli belgelere ihtiyaç duyulmaktadır. Kurumumuzda bu amaçla ilgili dokümanlar oluşturulmuştur. Oluşturulan dokümanların (prosedür, protokol, plan, talimat, görev, yetki ve sorumluluklar, form vb.) hazırlanması, onaylanması, yürürlüğe konması, revizyonu, kontrolü ve güncel olarak çalışanlarla paylaşımı ayrı bir faaliyet gerektirmektedir. Bu faaliyetler direktörlüğümüz tarafından yürütülmektedir. Hastane Bilgi Yönetim Sistemi üzerinden erişim sağlanabilen tüm dokümanlar, gerekli görüldüğünde kullanıcılar tarafından çıktı alınabilmektedir.Öz Değerlendirme Faaliyetleri Kalite standartlarına uyumluluğu sürdürülebilir kılmak amacıyla belirli periyotlarla iç değerlendirmeleri gerçekleştirmek üzere Öz Değerlendirme Ekibi görevlendirilmiştir. Ekibin gerçekleştirdiği denetimlerden elde edilen bulgular analiz edilerek ilgili komiteler ile paylaşılmakta ve gerekli iyileştirme ve eğitim faaliyetlerine karar verilmektedir. Süreçlerin İzlenmesi ve Ölçülmesi Yönünde Yapılan Faaliyetleri “Süreç Yönetimi” kavramının önemli bir parçası olarak süreçlerin etkinlik ve verimliliğinin ölçülmesi, izlenmesi ve iyileştirilmesi yönünde çalışmalarımız artarak devam etmektedir. Direktörlüğümüz; izlenecek göstergelerin seçimi için üst yönetime rehberlik etmektedir. Kalite Yönetim Direktörlüğümüz ilgili birimler tarafından hazırlanan analizlerin yorumlanmasını ve doğrulanmasını sağlamakta ve bu bilgileri düzenli olarak üst yönetime ve ilgili komitelere raporlamaktadır. Sağlık kuruluşlarında hizmet süreçleri ve hizmetin etkinliğinin ölçülmesi amacı ile 27.06.2015 tarih ve 29399 sayılı “Sağlıkta Kalitenin Geliştirilmesi ve Değerlendirilmesine Dair Yönetmelik” doğrultusunda yayınlanan Sağlıkta Kalite Standartları (SKS) kapsamında geliştirilen kalite göstergeleri, ortak bir analiz dili oluşturması nedeni ile Türkiye Sağlıkta Kalite Sisteminin önemli bir bileşenidir. Bu kapsamda, sağlıkta kalite göstergelerinin uygulanması ve izlenmesine yönelik kılavuzluk bilgileri içeren SKS Gösterge Yönetimi Rehberi uluslararası güncel kanıta dayalı bilgiler ve uzman görüşleri dikkate alınarak hazırlanmış ve kurumumuzda bu amaçla ilgili süreç takip edilmektedir.İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi (Hasta ve Çalışan Güvenliği Kültürü) Hastanelerimizde yürütülen kalite çalışmalarının en önemli amacı gerek çalışanlarımız gerekse hastalarımız için güvenli bir ortamın oluşturulmasıdır. Kurumumuz hasta güvenliğini sağlama konusunda Dünya Sağlık Örgütü (DSÖ) Hasta Güvenliği Hedefleri ile SKS’nin yayımlamış olduğu hasta güvenliği hedeflerini rehber edinmiştir. Hastanelerimizde hasta güvenliği kavramının kurum kültürü haline gelmesini sağlamak üzere çalışanlarımızın ve hastalarımızın hasta güvenliği konusuna duyarlılıklarını arttırmayı hedefleyen eğitimler düzenlenmekte, görsel materyaller kullanılmakta ve hataların bildirimi konusunda çalışanlar teşvik edilmektedir. Hastalarımız ve çalışanlarımızın güvenliğini tehdit eden olayların tekrarlanmasını engellemek amacıyla olay bildirimlerinin yapılması ve analiz edilerek önleyici tedbirlerin alınması, yürütmekte olduğumuz programın en önemli parametresidir. Hastanelerimizde; hasta ve çalışanların güvenliğini tehdit edebilecek, gerçekleşmek üzereyken son anda gerçekleşmeyen (ramak kala ya da gerçekleşen olayların) bildirilmesini sağlayan ‘’İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi” mevcuttur. Hasta ve çalışan güvenliğini tehdit eden olaylar, olayı yaşayan ve/veya tanık olan kişi(ler) tarafından en kısa zamanda Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi üzerinden “İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi (İOBS) Bildirim Formu” doldurularak Kalite Yönetim Direktörlüğü’ne iletilir. Her bildirim Direktörlüğümüz tarafından ön incelemeye tabi tutulur. Ön inceleme sırasında daha detaylı incelemeye gereksinim duyulan olaylar ilgili komitelere aktarılmakta, kök-neden analizleri yapılmakta ve tekrarının önlenmesi için gereken tedbirler belirlenerek hayata geçirilmektedir. Bildirilen olayların genel analizi Direktörlüğümüz tarafından yapılarak, belirli aralıklarla üst yönetime sunulmaktadır. Kurul ve Komitelerin Faaliyetleri Kalite faaliyetlerini yürütmekte olan çalışma gruplarının (Komiteler, Öz Değerlendirme Ekibi vb.) ihtiyaç duyduğu standart bilgisi, iletişim ve uyumun sağlanması planlı bir rehberlik hizmetini gerektirmektedir. Bu hizmet kurumumuzda Kalite Yönetim Direktörlüğü tarafından sağlanmaktadır.İyileştirme Faaliyetleri İyileştirmeler, tüm kalite çalışmalarında önemli başlıklardan birini oluşturur. Kalite Yönetim Sistemi iyileştirme çalışmaları, Kalite Yönetim Direktörlüğü tarafından hazırlanmış “Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet Formu” baz alınarak yürütülmektedir. Tespit edilmiş/potansiyel uygunsuzluklarda, Kalite Birimi kontrolünde “Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet (DİF)” başlatılmaktadır. DİF sisteminde hedef; uygunsuzlukları gidermeye yönelik planlanan eylemlerin sistematik bir şekilde takibini sağlamak ve çalışmaları “sonuca ulaştırmak” tır. Uygulamakta olduğumuz kalite standartlarının gerektirdiği durumlarda problemlerin neden, niçin ve nasıl meydana geldiğini öğrenmek, gerçek çözümlere ulaşmak için tarafsızlığa ve analitik yaklaşıma dayanan “Kök Neden Analizi” çalışmaları ile iyileştirmeler planlamaktayız. Balık kılçığı diyagramı, beyin fırtınası, ağaç diyagramı, akış şemaları, kontrol grafikleri vs. direktörlüğümüz tarafından kök-neden analizi çalışmalarında kullanılan araçlardan bazılarıdır.Eğitim Faaliyetleri Yürütmekte olduğumuz kalite iyileştirme ve hasta güvenliği programı çalışanlarımızın standartların gerektirdiği bilgiyle donatılmasını zorunlu kılmaktadır. Hem mevcut bilimsel bilginin güncellenmesi hem de bu bilginin belirli aralıklarla çalışanlarımıza hatırlatılması ihtiyacı birçok eğitim programının yürütülmesini gerektirmektedir. Bu sebeple hastanelerimizde göreve yeni başlayan ve görevleri devam eden personelimiz için Direktörlüğümüz tarafından çeşitli eğitim programları yürütülmektedir. Söz konusu eğitim programları kalite standartları ve gelen talepler dikkate alınarak hazırlanmaktadır. Oluşturulan eğitim programlarındaki temel amaç; tüm çalışanların işlerini belirli standartlar çerçevesinde, bilinçli, profesyonelce, özenle, severek, güvenle ve güler yüzle yapmalarını sağlamaktır.